No momento de iniciar o planejamento para a entrada na emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), as empresas comumente são tomadas por dúvidas tais como: Quais processos de faturamento devem ser alterados para a adequação à NF-e? Quais as validações cadastrais que são necessárias para garantir tranquilidade na emissão deste documento? Qual o melhor aparato de sistema que deve ser utilizado para que os processos de emissão estejam bem auxiliados?
Apesar da emissão da NF-e ser um processo praticamente padronizado para todas as empresas, as formas que cada uma dessas empresas utiliza para operar o processo são diversas.
A quantidade de emissões de NF-e com certeza está entre os primeiros itens da lista no que tange ao estudo da complexidade empresarial para operação da NF-e. Mas outras questões devem ser analisadas, sempre orientada pelo entendimento de que a emissão não pode causar impactos prejudiciais para o processo de faturamento de uma empresa.
1- Complexidade das NF-e a serem emitidas – Tão complicado quanto emitir muitas NF-e em um só dia, é fazer a emissão com grandes variações de composições fiscais. Questões como substituição tributária, isenções, reduções de alíquota, faturamento para destinos na Zona Franca de Manaus podem complicar muito a eficiência da operação.
Entretanto, tal emissão integrada a um sistema de faturamento (normalmente parte de um ERP), que é responsável pelo correto uso e cálculo da composição fiscal, elimina a necessidade de retrabalhos e torna praticamente nula a possibilidade de erro quanto à prestação de informações que estão presentes em uma nota fiscal.
2- NF-e com muitos itens – Muitas empresas emitem uma quantidade grande de itens em uma mesma NF-e. Quando a emissão é realizada de forma manual ou não totalmente automatizada, isso exige repetição de inúmeras operações fazendo com que muito tempo seja utilizado na emissão de cada NF-e. A possibilidade de erro de informação por esta repetição é muito grande.
3- Tempo entre a emissão da NF-e e a entrega/retirada do material – Com certeza a melhor pratica é a emissão da NF-e momentos antes do despacho para entrega ou retirada do material. A emissão uma NF-e com muita antecedência não é uma pratica recomendada nas situações em que a carga é interceptada por fiscalização da Fazenda.
As empresas que têm movimentação de notas fiscais intensa devem estudar a necessidade de redundância na comunicação com a Secretaria da Fazenda (links de internet) e, principalmente, avaliar os processos de contingência para quando a Secretaria da Fazenda estiver indisponível para comunicação.
4- Clientes que exigem informações complementares à NF-e – Montadoras, governo, distribuidores, redes de supermercados etc, exigem informações no arquivo XML enviado e na DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), além das informações padronizadas pelos leiautes dos órgãos fazendários. Assim, o aparato de sistema utilizado pela empresa para emissão e gerenciamento da NF-e deve ter flexibilidade suficiente para prestar, sob demanda específica de cada cliente, informações adicionais às normalmente encontradas no arquivo digital e no documento auxiliar.
5- Atualização dos cadastros de produtos, clientes e transportadoras – Um dos fundamentos para a proteção da empresa quanto à exposição ao Fisco é possuir um cadastro totalmente saneado quanto aos registros de clientes, fornecedores, transportadoras e produtos. Os meses que antecedem a entrada da empresa na emissão de NF-e devem ser utilizados para conferir informações cadastrais e outras informações importantes.
6- Composição fiscal em processo de mudança – Com a operação cada vez mais abrangente da Substituição Tributária e das constantes alterações de isenções, reduções e ajustes de impostos nas mais variadas operações fiscais, ficou muito complicado para as empresas afirmarem com total certeza que a composição fiscal do seu faturamento está totalmente condizente com a legalidade. Acompanhar tais processos de alteração é outro fundamento indispensável para a proteção da empresa quanto à exposição ao Fisco.
7- Guarda do Certificado Digital – Um dos principais componentes da emissão de NF-e é o Certificado Digital. Este item, porém, nem sempre recebe a atenção que lhe é cabida. Não se trata apenas de mais um “programinha de computador”. Ele é responsável por dar veracidade e garantia de origem a todas as informações presentes em um documento, neste caso a NF-e. A guarda do Certificado Digital é tão importante quanto a guarda dos arquivos digitais resultantes do processo de emissão da NF-e.
Infelizmente, este importante item tem sido alvo de ataque de hackers, que uma vez de posse deste certificado podem emitir documentos (fiscais ou não) se fazendo passar pelos reais proprietários da assinatura. Infelizmente também não existe forma de o real proprietário de Certificado Digital provar que não foi ele o usuário da assinatura em situação de fraude.
Tomar providências para guardar o certificado em ambiente seguro (ambiente criptografado em equipamento específico) deve fazer parte das preocupações dos gestores responsáveis por esta operação.
Gerente comercial da Pro Micro Software