Cuiabá / Várzea Grande, 01/07/2009 – 10:58.
Da Redação
Nesta quarta-feira (01.07) entra em operação em todo país o Sistema Público de Escrituração Digital ou simplesmente Livro Digital. A Junta Comercial de Mato Grosso, assim como as outras 26, por meio de um convênio com a Receita Federal poderá efetuar as mudanças de Estado dos resumos de escriturações digitais. O autenticador será uma ferramenta via WEB onde poderá realizar suas atividades promovendo um resumo de escrituração ao estado de Autenticado, Indeferido ou Sob Exigência.
A execução do Livro Digital se dará através da Internet pelo sistema Sped, fornecido pela Receita Federal. Nele, o empresário efetua a escrituração contábil através de algumas etapas. No entanto, ao enviar o arquivo da escrituração pelo Sped Contábil (Programa Validador e Assinador – PVA) para a base de dados do Sped Contábil (Server), não significa que o resumo do arquivo da escrituração foi encaminhado para a Junta Comercial. Somente quando seguir todos os passos do processo, inclusive com a assinatura digital.
Esse novo sistema de autenticação de arquivos empresariais por meio da Internet, que representa os Livros Digitais significará um novo marco para o trabalho da Junta Comercial não apenas de Mato Grosso, que acompanha as mudanças tecnológicas adotadas no país, mas para todo o segmento empresarial, responsável pela produção e mudanças de atitudes que governam a economia nacional.
“O Meio Ambiente é outra área que lucra e muito com isso. Os livros digitais vão representar redução de número de papéis que circulam no mercado, porque não terá necessidade de livro físico. O grande vencedor desse processo é o Meio Ambiente que contará com menos árvores derrubadas”, avaliou João Gilberto Calvoso Teixeira, secretário geral da Junta Comercial do Estado de Mato Grosso.
Por exemplo, ao invés das grandes empresas emitirem 100 livros cada para entregarem na Junta Comercial autenticar, agora, em um único arquivo poderão comprimir o conteúdo. Os valores não sofreram alterações, foram calculados para serem pagos como se fossem livros tradicionais.
Conheça os passos do Sistema Público de Escrituração Digital
A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no formato específico no anexo único da Instrução Normativa RFB nº. 787/07, que devido às peculiaridade das diversas legislações que tratam do assunto, o arquivo pode ser identificado como Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital (ECD) ou Escrituração Contábil em forma eletrônica. O arquivo em questão é submetido ao Programa Validador e Assinador – PVA fornecido pelo Sped.
É só fazer o download do PVA e do Receitanet e instalar em um computador ligado a Internet para executar os passos detalhados abaixo.
Quando estiver aguardando processamento é que o resumo foi gerado e enviado para a base de dados da Junta Comercial e está aguardando o processamento da Junta Comercial.
Aguardando Pagamento – indica que a Junta gerou a guia de recolhimento para o pagamento da análise do arquivo da escrituração que precisa ser autenticado.
Análise – o resumo do arquivo está sendo analisado pela Junta Comercial para determinar se o arquivo da escrituração será autenticado, indeferido ou estará sob exigência.
Recebido Parcialmente – são aqueles arquivos de escrituração compostos por outros arquivos também de escrituração. Então é necessário verificar se todos os arquivos referenciados já pagaram pelo serviço de análise do arquivo da escrituração. Enquanto isso não ocorrer, todos os arquivos referenciados já pagos devem estar na situação de recebido parcialmente.
Sob Exigência – apresentou algum problema e o arquivo de escrituração não poderá ser autenticado. Para corrigir as exigências um arquivo da escrituração substituto deverá ser envidado pelo Sped Contábil (PVA).
Autenticado – o arquivo da escrituração foi analisado pela Junta Comercial e foi autenticado. Sendo assim, a Junta Comercial deverá gerar um arquivo complementar com o termo de autenticação e enviá-lo para a base de dados do Sped Contábil (Server).
Indeferido – foi analisado pela Junta Comercial e o arquivo da escrituração foi Indeferido. Também deverá enviar um arquivo complementar com a notificação de Indeferido para a base de dados do Sped Contábil (Server).
Para garantir a autenticidade será exigida a assinatura dos procedimentos de autenticação, indeferimento e exigência. Estando tudo correto, é só clicar no botão Assinar Documento e aguardar o término do procedimento de assinatura.
IMPORTANTE: para que um livro colocado sob exigência pela Junta Comercial possa ser autenticado, depois de sanada a irregularidade, ele deve ser reenviado ao Sped. Não há necessidade de novo pagamento do preço da autenticação. Deve ser gerado o requerimento específico para substituição de livros não autenticados e colocados sob exigência.
Para verificar o andamento dos trabalhos, utilize a funcionalidade “Consulta Situação” do PVA. Os termos lavrados pela Junta Comercial, inclusive o de Autenticação, serão transmitidos automaticamente à empresa durante a consulta. O PVA tem ainda as funcionalidades de visualização da escrituração e de geração recuperação de backup.
Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital. Ele é composto por dois arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação. Faça, também, cópia do arquivo do requerimento e do recibo de entrega.
Conjunto adicional de livros digitais de até 100 folhas = R$ 10,00. É preciso saber o número de folhas para emitir o DAR, pois a conferência feita pela Junta Comercial só poderá ser realizada após a Receita Federal enviar os resumos dos dados do arquivo. Será conferido o número de folhas, termo de abertura, termo de encerramento e se a guia foi recolhida.