Além de reduzir bruscamente o uso de papel, a empresa aumentou em 40% o número de notas emitidas diariamente
Uma das mais conhecidas marcas de moda masculina íntima do País, a Mash vem contando com as soluções da Invoiceware – empresa que fornece soluções e serviços – para transações de documentos eletrônicos baseados em assinatura digital – para fazer todo o processo de emissão e controle de suas notas fiscais eletrônicas. Ao todo, são emitidas mais de 3,5 mil NF-es por mês, referentes à venda de seus produtos para clientes atacadistas, grandes magazines e franquias da marca.
De acordo com José de Moraes Carvalho Neto, gerente de TI da Mash e responsável pela implementação do projeto, a princípio a empresa procurou a Invoiceware em razão da entrada em vigor da Nota Fiscal Eletrônica em seu segmento de atuação (que aconteceu em 1º de outubro), mas logo os benefícios da solução em relação ao sistema tradicional começaram a aparecer.
“Antes, tínhamos um processo de emissão e recebimento de notas fiscais convencional. O sistema de gestão emitia a nota e ela era impressa em formulário. Com isso, usávamos muito papel e éramos obrigados a manter um grande espaço físico para armazenagem”, explica Carvalho Neto. “Hoje eu gero apenas uma via que acompanha o produto no envio e o cliente recebe a nota eletrônica no mesmo instante, porque ela é enviada automaticamente”, diz.
O processo de recebimento de notas da Mash também ganhou em eficiência e segurança com o projeto. “Hoje, a Invoiceware faz o controle das notas recebidas e toda a validação necessária da nota. Tudo isso era feito manualmente antes”. Com os novos processos implementados, além de redução de custos com papel e estocagem dos documentos, a Mash conseguiu aumentar em 40% o número de notas fiscais emitidas diariamente.
José de Moraes Carvalho Neto destaca também a ótima relação custo benefício de todo o projeto, que foi implementado no modelo SaaS (Software como Serviço). “Isso permitiu que o investimento de nossa parte fosse muito pequeno, pois não foi necessário fazer nenhum upgrade em nosso servidor”, afirma.
Outros diferenciais da Invoiceware, de acordo com Carvalho Neto, são a eficiência do atendimento e a estabilidade do sistema. “O Service Desk é muito ágil e o sistema está disponível 100% do tempo. Já é possível concluir que a nossa decisão pela implementação do serviço foi acertada”.
Um dos diferenciais desse projeto é que a Mash já está utilizando a versão 2.0 da Nota Fiscal Eletrônica. A partir deste ano, todos os usuários da NF-e serão obrigados a utilizar o ambiente de Segunda Geração (ou 2.0), conforme exigência da Secretaria da Fazenda. Nesta nova geração foram implementados novos campos, novas regras de validação, novas rotinas de segurança, mudanças no layout da nota e do DANFE, entre outras implementações.
Notícia enviada por Thaisa Helena da Silva Ribeiro
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