Após o conhecimento da obrigatoriedade da NF-e, a Nestlé entrou em reunião com as áreas de F&C, TI, Suply Chain e Tributária para entrar em consenso de que o processo não se tratava apenas de uma questão de regulamentação, mas sim, de um projeto de toda a corporação, em virtude da complexidade e dos impactos que seriam gerados.
“O projeto da nota fiscal eletrônica é uma responsabilidade não só da área fiscal, pois impacta em todas as áreas de negocio, principalmente no faturamento e no setor de vendas”, afirma Homero Gadbem, gerente de projetos da Nestlé.
Antes de implementar a NF-e, o sistema de impressão das notas fiscais da companhia era feito a laser e também com papel moeda. “Era um processo antigo e desatualizado”, destaca o executivo.
Juntamente com a complexidade do projeto e o curto prazo para a implementação do sistema, o desenvolvimento e a disponibilidade dos recursos de TI, o executivo apontou como um grande desafio a necessidade de se adequar à alta demanda gerada por sua cadeia de fornecedores, também sujeita a seguir a obrigatoriedade.
Implementação do projeto
Com o envolvimento de 41 colaboradores e utilização do sistema SAP Empresas, o projeto de nota fiscal eletrônica foi implementado em 168 unidades distribuídas em 23 estados brasileiros. Para realizar um acompanhamento semanal do andamento da iniciativa, a empresa criou um comitê dividido nas áreas estratégica e operacional, formadas respectivamente, por membros da diretoria, e representantes da gerência, especialistas e consultores.
O processo, iniciado em janeiro de 2006 com prazo de entrega em setembro de 2009, passou por itens como definição de plano de ação, identificação dos pontos críticos, criação do mapa de risco, mapeamento das operações, verificação da disponibilidade técnica e desenvolvimento de treinamentos.
O executivo destaca que uma das dificuldades encontradas foi justamente convencer os setores envolvidos de que a implementação da nota fiscal eletrônica era, além de uma obrigação, um projeto de negócio.
“Demorei um mês para viajar o Brasil inteiro e dar palestras e treinamento aos gerentes e mostrar que a mudança era necessária. O poder do convencimento é fundamental para o sucesso do projeto”, afirma Gadbem.
Ao todo, o treinamento abrangeu 863 usuários, só do setor de faturamento, e desse total, 150 foram escolhidos para participar das palestras de implementação. “Escolhemos esse número, pois essas pessoas apresentam características especificas multiplicadoras de informação. Além disso, não podíamos tirar todas as pessoas de seus postos de trabalhos”.
A comunicação corporativa também foi um assunto abordado durante a implementação. Periodicamente, a empresa enviava comunicados aos clientes e fornecedores referentes à data de go-live e procedimentos a serem adotados a partir de então. “Esses guias explicavam o passo a passo do projeto abrangendo desde a banca de jornal que vende sorvete aos grandes clientes da empresa”, diz o executivo.
Cadastramento de clientes
Outro fator que exigiu atenção da companhia foi o tratamento especifico para validação do cadastro de clientes. O executivo destaca que esse setor é de extrema importância para a empresa, pois está ligada diretamente ao faturamento.
“Criamos um projeto à parte para cuidar somente deste setor. Terceirizamos o serviço com uma empresa de consultoria para a validação de acordo com as exigências de implementação da NF-e. Nenhum caminhão deixou de sair da empresa por problemas no cadastro”, aponta Gadbem.
Além disso, foi feito um treinamento especifico com a área de vendas com ênfase nos impactos operacionais. Essas ações contaram com apostilas de orientação no modelo perguntas e respostas para auxiliar os diretores de vendas no monitoramento das necessidades cadastrais dos clientes. “Este setor é muito importante, pois ele traz receita para a empresa”.
Medidas importantes
Para Gadbem, a obrigatoriedade da NF-e é necessária e trouxe benefícios como a troca de informações com clientes e fornecedores em ambientes interface, padronização do layout da página e facilidade nos processos do cotidiano.
O executivo aponta sete passos de sucesso para a implementação da nota fiscal eletrônica: nivelamento conceitual para todas as áreas envolvidas; implementação da NF-e como um projeto de gestão e não apenas algo restrito do departamento fiscal; mapear as áreas envolvidas; definir e implementar formas de contingencia.
Outros fatores essenciais ressaltados pelo executivo são planejar a execução da validação do cadastro; analisar e definir questões fundamentais do projeto como emissão centralizada, software, estrutura tecnológica e certificação digital; e não deixar para última hora.