By Roberto Dias Duarte | julho 16, 2009
Mesmo após o término do prazo de entrega do SPED Contábil, cerca de 10% das empresas obrigadas à Escrituração Contábil Digital (ECD) continuam trabalhando para atender à legislação.
Entretanto, várias que já transmitiram a ECD para a Receita Federal do Brasil (RFB) o fizeram de maneira equivocada.
Os problemas tecnológicos mais frequentes estavam relacionados com as validações de arquivos, uso de certificados digitais e transmissão dos arquivos. Uma vez superados estes obstáculos, tornaram-se evidentes os que realmente podem comprometer a empresa: os contábeis.
Muita gente acreditou que o SPED Contábil seria resolvido pela área de tecnologia ou pelo fornecedor de software. De fato, a missão desses profissionais é prover funcionalidades para que os livros contábeis sejam ‘transformados’ em arquivos no formato padrão do SPED.
Contudo, ter seus arquivos validados pelo PVA – Programa Validador não é garantia de sucesso no projeto.
Poucos perceberam que o mais importante é a contabilidade e não a tecnologia. A escrituração contábil deve refletir as operações reais da empresa: faturamento, movimentação de estoques, finanças, entre outras.
O desafio é ter a contabilidade coerente, real e íntegra. Auditável eletronicamente pela empresa e pelo Fisco.
Portanto, mais que cobrar das áreas tecnológicas a geração do arquivo, as empresas precisam repensar seus processos gerenciais e aplicar os princípios e normas contábeis vigentes em sua escrituração, lembrando que, em hipótese alguma, tais fundamentos foram revogados ou alterados pelo SPED.
Dessa forma, o maior desafio do SPED Contábil, passa inevitavelmente pela contabilidade – agora com “C” maiúsculo.
Publico abaixo a íntegra de um parecer do Conselho Federal de Contabilidade que poderá ajudar muitos que ainda estão com dúvidas sobre o assunto.
“PARECER CT/CFC Nº 107/05
Assunto: Consulta sobre o Livro Diário gerado por Sistemas Eletrônicos de Escrituração
Origem: Presidência do Conselho Federal de Contabilidade
Interessado: Contador Fabrício Oenning
Data da aprovação: 07/10/05 Ata CFC Nº 878
Relatora: Contadora Verônica Cunha de Souto Maior
Parecer:
O Contador Fabrício Oenning, regularmente inscrito no Conselho Regional de Santa Catarina – CRCSC encaminhou, através de correio eletrônico, diretamente à Câmara Técnica desse egrégio Conselho Federal de Contabilidade consulta solicitando esclarecimentos sobre a escrituração do Livro Diário através de sistema eletrônico de processamento de dados.
Assim se expressa o Consulente sobre a base legal que usou como fundamento do seu questionamento:
‘Determinam o Decreto-lei nº 486 de 03 de março de 1969 e a Resolução CFC nº 563/83 a forma de escrituração do livro Diário. Quando da escrituração de forma resumida ou sintética, admite-se a escrituração de registros auxiliares que comprovem analiticamente os valores apresentados pelo livro Diário. Estão expressos com clareza os requisitos que a escrituração deve atender cfe art 2º do Decreto-Lei e de acordo co o item 2.1.2 da Resolução supra citados.’ (sic)
Por fim, apresenta a sua questão:
‘Considerando o uso de sistema eletrônico de processamento de dados, gostaria de perguntar: Deve existir outro fator que determine a organização dos registros contábeis dentro da ordem cronológica de dia, mês e ano?’
Dos Esclarecimentos:
Diante do exposto, mister se faz apresentar os seguintes esclarecimentos anteriores;
1. O Diário é um livro obrigatório pela legislação comercial, fiscal e contábil para todas as entidades, onde devem ser registrados os fatos contábeis em partidas dobradas na ordem rigorosamente cronológica de dia, mês e ano.
2. O Livro Diário, independentemente da forma utilizada para sua escrituração, deve conter obrigatoriamente os requisitos previstos em lei, na seguinte ordem:
a) Local e data da operação;
b) Título da conta de débito;
c) Título da conta de crédito;
d) Histórico – com alguns dados fundamentais sobre a operação em registro: número da nota fiscal, cheque, etc;
e) Valor da operação.
3. O Código Comercial, em seu artigo 10, item 4 (recepcionado pela Lei nº 10.406/02 – Novo Código Civil) estabelece que: ‘Todos os comerciantes são obrigados: 1. a seguir uma ordem uniforme de contabilidade e escrituração, e a ter livros para esse fim necessários.’
4. O mesmo Código Comercial, em seu artigo 14 (recepcionado pela Lei nº 10.406/02 – Novo Código Civil) determina que ‘a escrituração dos mesmos livros será feita em forma mercantil e seguida por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalo em branco, nem entrelinhas, borraduras, raspaduras ou emendas’.
5. É válido ressaltar o tratamento dado diretamente pela Lei nº 10.406/02 (Novo Código Civil Brasileiro) em seu título IV, Capítulo IV – DA ESCRITURAÇÃO, sobre a obrigatoriedade de escrituração e elaboração do Livro Diário:
artigo 1.179 – ‘O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico’.
artigo 1.180 – ‘Além dos demais livros exigidos em lei, é indispensável o Diário, que pode ser substituído por fichas nos processos de escrituração mecanizada ou eletrônica’.
6. Segundo o RIR – Regulamento do Imposto de Renda, em seu artigo 257 (RIR/99), a pessoa jurídica é obrigada a seguir ordem uniforme de escrituração, mecanizada ou não, utilizando os livros e papéis adequados, cujo número e espécie ficam a seu critério (Decreto-lei nº 486/69, artigo 1º)
7. O artigo 269 do RIR/99, em seu parágrafo primeiro, estabelece que: ‘É permitido o uso de código de números ou abreviaturas, desde que estes constem de livro próprio, revestido das formalidades estabelecidas em lei (Decreto-lei nº 486//69,art 2º § 1º)
8. Prevê ainda o RIR/99, em seu artigo 258, que ’sem prejuízo de exigências especiais da lei, é obrigatório o uso do Livro Diário, encadernado com folhas numeradas seguidamente, em que serão lançados dia a dia, diretamente ou por reprodução, os atos ou operações da atividade, ou que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial da pessoa jurídica’.
9. A NBC T 2 – ‘Da Escrituração Contábil’, em seu item 2.1.1, estabelece que: ‘A Entidade deve manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos, através de processo manual, mecanizado ou eletrônico’.
10. Ainda de acordo com a NBC T 2, item 2.1.2.2. : ‘Admite-se o uso de códigos e/ou abreviaturas nos históricos dos lançamentos, desde que permanentes e uniformes, devendo constar um elenco identificador no Diário ou em registro especial revestido das formalidades extrínsecas’.
11. É válido ressaltar que a NBC T 2, editada pelo Conselho Federal de Contabilidade em 1983, estabelece os critérios e procedimentos gerais a serem observados na escrituração contábil das Entidades, sem se debruçar sobre as especificidades inerentes a cada processo de escrituração que possa vir a ser utilizado pela Entidade.
12. Por outro lado, a NBC T 2.8 – Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica foi editada pelo Conselho Federal de Contabilidade com o objetivo de orientar os Contabilistas sobre as formalidades da escrituração contábil em forma eletrônica, sobretudo, no que diz respeito à geração de arquivos digitais e a sua validade perante terceiros.
13. O subitem 2.8.1.1 da NBC T 2.8 assim esclarece: ‘Esta norma estabelece critérios e procedimentos para a escrituração contábil em forma eletrônica e a sua certificação digital, sua validação perante terceiros, manutenção dos arquivos e responsabilidades do contabilista’.
14. Em relação a geração do Livros em meio digital, é válido ressaltar o que estabelece os itens 2.8.2.6 e 2.8.2.7 da NBC T 2.8:
‘2.8.2.6. O Balanço Patrimonial e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de exercício devem ser inseridos no Livro Diário Eletrônico, completando-se com as assinaturas digitais de contabilista legalmente habilitado com registro ativo em Conselho Regional de Contabilidade e do empresário ou da sociedade empresária’.
2.8.2.7. ‘Além dos demais livros exigidos por lei, o ‘Livro Diário’ e o ‘Livro Razão’ constituem registros permanentes da entidade e quando escriturados em forma eletrônica devem ser assinados digitalmente de acordo com os requisitos estabelecidos por entidade devidamente credenciada pela ICP – Brasil’.
2.8.2.8. ‘Os livros de registros auxiliares da escrituração contábil em forma eletrônica devem obedecer aos preceitos desta norma para sua escrituração e registro, observadas as peculiaridades da sua função’.
Das Conclusões e Emissão de Opinião:
Frente ao exposto, somos da seguinte opinião:
1. O Livro Diário, independentemente da forma utilizada para sua escrituração, quer manual, mecânica ou eletrônica, deve conter obrigatoriamente os requisitos previstos na NBC T 2 – Da Escrituração Contábil, na seguinte ordem:
a) Em idioma e moeda corrente nacionais;
b) Em forma contábil;
c) Em ordem cronológica de dia, mês e ano;
d) Com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens;
e) Com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos e a prática de atos administrativos.
2. Dessa forma, o modelo ou layout do Livro Diário a ser gerado pelos sistemas informatizados, utilizados para sua escrituração, devem conter rigorosamente as informações acima descritas, com estrita observância a sua ordem de apresentação.
3. Entendemos por fim que, como os demais livros obrigatórios por lei, o Livro Diário deve ser escriturado com estrita observância às formalidades intrínsecas e extrínsecas vigentes, podendo, inclusive, ser utilizado códigos de números ou abreviaturas, desde que observadas às exigências legais quando da adoção desse procedimento.”