Diante das obrigações impostos pelo SPED e NFe, o saneamento de cadastro de clientes e fornecedores, passa a ser cada vez mais exigido. O artigo procura orientar um pouco mais sobre a melhor forma de fazer este saneamento cadastral.
O saneamento cadastral; consiste na atividade de atualizar e complementar as informações cadastrais das empresas, visando atender a aspectos do negócio, neste caso que aqui queremos relatar as necessidades do projeto SPED.
Fazer o saneamento de cadastros de clientes e fornecedores, não é uma tarefa tão simples quanto pode parecer num primeiro momento e requer atenção e dedicação. A experiência mostra que as empresas acabam subestimando a importância do assunto e na maioria das vezes, não tem a visão clara da abrangência do trabalho a ser efetuado.
Por muitas vezes entendem que uma vez feita à busca das informações junto aos sites oficiais da Receita Federal e Sintegra, o problema está 100% resolvido, o que é um erro. Provavelmente esta empresa terá em seu cadastro (CNPJ Baixados ou Suspensos) de clientes importantes os quais devem ser imediatamente tratados e não simplesmente bloqueados.
Deve ser levado em consideração que uma empresa pode ter CNPJ Matriz e diversos CNPJ filiais, o que é muito comum, principalmente nas organizações de médio e grande porte. Faz necessário verificar além do status do CNPJ e Sintegra, se estes de fato estão atrelados um ao outro. Ou seja, o CNPJ cadastrado deve estar atrelado a uma IE pertencente a aquele CNPJ. É de ocorrência comum encontramos IE que esteja atrelada a outro CNPJ, quer seja ele da mesma razão e até de razão social diferente!
Por outras vezes depara-se com a ocorrência de endereço errado, como por exemplo; o endereço contido no cadastro é do estado do MT, todavia o cadastro apresenta CNPJ e IE do estado de São Paulo por exemplo. Por outras vezes o endereço contido no cadastro de faturamento é também confundido com o endereço de entrega. E outras tantas ocorrências bastante comuns de serem encontradas que não vou aqui detalhar para não ser exaustivo.
Fases do saneamento de cadastro
Portanto o saneamento de cadastros, não termina simplesmente com a busca das informações oficiais, requer um trabalho cuidadoso de análise, para então depois devolver seus dados ao ERP da forma mais confiável possível.
Mas ainda não acabou, temos agora que levar em consideração que os cadastros alteram mais rápido do que imaginamos. A prática mostra que um cadastro contendo 3.000 CNPJ pelo menos, sofre alterações de Receita Federal e Sintegra pelo menos uma vez a cada mês de uma forma geral. Assim as empresas necessitam revisão de seus processos para os novos entrantes no cadastro e também uma revisão de processos, que possam garantir a manutenção dos seus cadastros em seu banco de dados sempre ativos, habilitados com os dados de endereço corretos, razão social etc…
Por Ivan Ricardo Martini
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