Tire suas dúvidas sobre o eSocial

Nova obrigação entra em vigor em 2016 e unifica envio de informações trabalhistas e previdenciárias para órgãos do Governo Federal

Publicados recentemente, o manual de instrução e o leiaute do eSocial deram início à contagem regressiva para a entrada em vigor do novo Sped Social. A nova obrigação acessória unifica o envio de informações que empregadores prestam sobre seus contratados e atinge empresas de todos os tamanhos, além de empregadores domésticos.

Para ajudar as empresas a se prepararem para a nova obrigação, Marcelo Ferreira, consultor tributário da Easy-Way do Brasil, uma das maiores desenvolvedoras de sistemas tributários, fiscais e contábeis do país, respondeu a várias questões sobre o que é, como vai funcionar e como se adequar ao eSocial. Confira na entrevista abaixo:

Redação: O que é o eSocial?

Marcelo Ferreira: O eSocial (ou EFD-Social) é um sistema que está sendo criado para recebimento eletrônico de dados trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores. A nova obrigação é mais um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital – Sped .

Redação: Qual é o objetivo do eSocial?

Marcelo Ferreira: O eSocial tem como objetivo tornar mais transparente a relação entre empregados e empregadores, além de eliminar informações redundantes e processos burocráticos. Quando implantado, deve extinguir algumas obrigações acessórias como: CAGED, RAIS, DIRF e GEFIP, dentre outras

Redação: Quais os benefícios deste sistema?

Marcelo Ferreira: O eSocial vai melhorar a qualidade da informação que hoje é reportada pelas empresas aos diferentes órgãos do Governo (Receita Federal, INSS, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho). Além disso, o eSocial vai facilitar a fiscalização e o controle por parte dos órgãos reguladores envolvidos.

Redação: Quem terá acesso as informações do eSocial?

Marcelo Ferreira: As informações serão acessadas e fiscalizadas pelos órgãos envolvidos: Caixa Econômica Federal – CEF, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério da Previdência – MPS, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE e Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB.

Redação: O eSocial será obrigatório para quais tipos de empresas?

Marcelo Ferreira: Vai atingir empresas de todos os portes, independente do ramo de atuação. Inicialmente a obrigatoriedade será exigida para companhias optantes pelo lucro real com faturamento anual acima de R$ 78 milhões, mas, progressivamente, será uma obrigação para as empresas de todos os portes e empregadores domésticos.

Redação: O que as empresas terão que fazer para se adequar a essa nova obrigação?

Marcelo Ferreira: Antes de qualquer coisa, as empresas precisam revisar e padronizar suas bases de dados e procedimentos internos, a fim de estarem prontas para criarem a interface entre seus sistemas internos e as exigências do novo Sped Social. Também devem aproveitar essa fase de preparação para buscar a ferramenta de TI mais adequada para fazer a intersecção entre seus sistemas internos e o eSocial. A empresa que deixar isso mais para frente pode não conseguir fazer as adaptações necessárias e corre até mesmo o risco de não encontrar fornecedores e mão-de-obra qualificada para poder ajudá-la nesse processo.

Redação: Como facilitar esse processo?

Marcelo Ferreira: Os empregadores terão que direcionar atenção e investimento em recursos humanos e tecnologia de informação com o objetivo de garantir a confiabilidade das entregas. Para ter os benefícios da redução da burocracia, as empresas terão que contar com ferramentas capazes de suprir as novas demandas e automatizar as novas rotinas desses procedimentos.

Redação: Quando o eSocial entra em vigor?

Marcelo Ferreira: A data exata ainda não está definida. Como o Governo Federal publicou o manual 2.0 e os leiautes do eSocial em fevereiro, teoricamente as empresas terão seis meses para adaptar seus sistemas e mais seis meses para inserirem dados em um ambiente de teste. O que significa que o mais provável é que o eSocial passe a ser exigido ainda no primeiro semestre de 2016. No entanto, o Grupo Gestor do eSocial ainda precisa oficializar um cronograma que deixe claro as datas em que cada grupo de empresas passará a ser cobrado pela nova obrigatoriedade.

Redação: O que acontece se a empresa atrasar o envio das informações?

Marcelo Ferreira: Caso não haja pontualidade das entregas, a empresa estará sujeita a multas por atraso como já previstas nas legislações previdenciária, fiscal, trabalhista e do FGTS. Os prazos serão monitorados mediante o envio das informações por meio do portal.

Redação: Para quem ainda tiver dúvidas sobre o eSocial, como é possível se informar melhor sobre o assunto?

Marcelo Ferreira: A melhor fonte de informação sobre o novo Sped Social é o site criado pelo Grupo Gestor da nova obrigação: http://www.esocial.gov.br/.

Link: http://www.maxpressnet.com.br/Conteudo/1,750533,Tire_suas_duvidas_sobre_o_eSocial,750533,5.htmFonte: Maxpress Net

http://www.contadores.cnt.br/portal/noticia.php?id=24504

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Tire suas dúvidas sobre o eSocial

Folha de pagamento digital entra em vigor ao longo de 2014 e afeta todas as empresas do País
O melhor a fazer, segundo especialistas de consultorias, órgãos do governo envolvidos e empresas que já estão testando o sistema é procurar entender o eSocial agora e não deixar o problema para depois. Confira os principais pontos:
1) O que é o eSocial? – O eSocial (ou folha de pagamento digital), é a sigla para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), lançado em 2007.
2) Quais mudanças esse sistema traz? –  O eSocial vai mudar a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, o sistema vai unificar o envio dos dados sobre trabalhadores para o governo federal e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez. A transmissão será por meio eletrônico, evitando papelada. Assim, não será preciso, por exemplo, realizar múltiplos envios de informações ao INSS, ao Ministério do Trabalho ou ao Fisco.
 
3) O eSocial será obrigatório?
  Sim, o eSocial será obrigatório para todas as empresas do Brasil, qualquer que seja o porte – do Microempreendedor Individual (MEI), passando por pequenas, médias e grandes empresas.
4) Qual é o cronograma?
  Primeiramente, a adequação ao eSocial seria exigida a todas as empresas a partir de janeiro de 2014, conforme publicado no Diário Oficial da União em 18 de julho deste ano. No entanto, o cronograma foi alterado e agora será progressivo de acordo com o porte da empresa.
  Segundo a Receita Federal, no primeiro semestre de 2014, somente as grandes empresas (empresas em regime de lucro real, com faturamento maior que R$ 48 milhões) terão de se adequar, obrigatoriamente, à folha de pagamento digital. No segundo semestre do ano que vem será a vez dos microempreendedores individuais (MEIs), pequenos produtores rurais, empresas de lucro presumido (que têm faturamento anual de até R$ 48 milhões) e do Simples Nacional.
  De acordo com o coordenador de Sistemas da Atividade Fiscal da Receita Federal, Daniel Belmiro Fontes, a previsão é de que um novo ato normativo seja publicado até o início de novembro, oficializando esse novo cronograma. De qualquer maneira, a previsão é que até 2015 a transição para o eSocial seja totalmente finalizada.
5) Quais órgãos do governo estão envolvidos no projeto?
  O projeto envolve a Receita Federal, a Ministério do Trabalho e Emprego, o Ministério da Previdência Social, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal. Dessa maneira, o eSocial abrange todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas prestadas a esses órgãos. O Ministério do Planejamento também é parte do projeto, com a função de equalizar os interesses de todos as esferas envolvidas.
 
6) Quais são os benefícios esperados?
  O governo espera reduzir a burocracia para as empresas e facilitar a fiscalização das obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
  Nove obrigações feitas mensalmente e anualmente pelas empresas para diversos órgãos (Caged, Rais, Dirf e Gfip) serão substituídas por um único envio, diretamente para o sistema do eSocial. Nesse ambiente digital, os órgãos envolvidos acessarão as informações de seu interesse.
  Como o eSocial irá integrar todas as informações, a análise e cruzamento de dados ficará mais fácil para o governo. Em outras palavras, haverá mais fiscalização.
7) Quais atividades serão afetadas?
  São exemplos: cadastramento de trabalhadores, eventos trabalhistas diversos (admissão, demissão, afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho, mudança de salário, obrigações de medicina do trabalho, folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuições previdenciárias), IRRF, informações sobre FGTS.
 
8) Como o eSocial vai funcionar?
  O empregador poderá acessar o site www.esocial.gov.br para enviar os dados ou fazer uma conexão direta entre o software usado pela empresa com o sistema do eSocial. Após a verificação da integridade das informações, a Receita vai emitir um protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.
9) O sistema do eSocial corre o risco de ficar sobrecarregado no dia do envio da folha de pagamento?
  Juntas, todas as empresas brasileiras devem gerar e enviar 200 milhões de arquivos por mês, segundo a previsão da SRF. A expectativa é de que 50% desse volume mensal seja enviado perto do dia de fechamento da folha pagamento. Com essa expectativa, a SRF afirma que o sistema está preparado tecnologicamente para receber esse volume de informações sem erros.
10) Por onde começar?
  O primeiro passo será o cadastramento dos funcionários que têm contrato de trabalho ativo com a empresa. Assim, não haverá a necessidade de informar os dados de quem já saiu da empresa. O modelo de identificação será modificado, para evitar o cruzamento de diversos registros. As empresas serão identificadas somente pelo CNPJ e os trabalhadores pela dupla CPF e Número de Identificação Social (NIS), que pode ser o PIS/PASEP ou NIT. Por isso, é importante que as empresas comecem o processo revisando as informações cadastrais dos empregados, para evitar inconsistências.
11) Dentro das empresas, qual departamento deverá cuidar da adequação ao eSocial?
  A adequação ao eSocial envolve diversas áreas de uma empresa, entre elas: recursos humanos, tecnologia, fiscal, contábil, logística, folha de pagamento, medicina do trabalho e financeiro. Por isso, é importante que a própria direção da empresa entenda o impacto da mudança e incentive a criação de um grupo de trabalho que envolva responsáveis das diversas áreas. Será necessário realizar treinamentos e revisar rotinas de trabalho e também a maneira como os dados circulam dentro da empresa, segundo a sócia da área de outsourcing da Deloitte, Angela Castro. “É uma mudança cultural”, diz.
13) Qual o prazo para envio das informações?
  O eSocial não muda a lei atual. O envio dos dados obedecerá aos prazos determinados na legislação atual referente a cada evento trabalhista. A admissão ou demissão de um empregado, por exemplo, deverá ser informada assim que ocorrer. O trabalhador não poderá começar a trabalhar antes de o arquivo com a respectiva informação ser transmitido. Já a folha de pagamento deverá ter envio mensal, até o dia 7 do mês subsequente.
14) O que acontece se a empresa que não se adequar?
  O eSocial não altera nenhuma legislação, e sim muda a forma de envio e apresentação dos dados aos agentes do governo. Se hoje a empresa só sofre fiscalização quando um fiscal da Receita Federal ou do Ministério do Trabalho pede para ver os registros dos trabalhadores, com o eSocial a fiscalização será automática. A empresa que não se adequar ao eSocial poderá sofrer as punições já previstas nas legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas
15) O que é o eSocial para o empregador doméstico?
  O site do eSocial (www.esocial.gov.br) já está funcionando para os empregadores registrarem trabalhadores domésticos. Mas o cadastro ainda é opcional – só será obrigatório 120 dias após a regulamentação da Emenda Constitucional n° 72/2013 (a PEC das Domésticas), que está na Câmara dos Deputados.
  Por enquanto, para acessar o modelo do empregador doméstico, é necessário primeiro criar um código de acesso, via CPF do empregador doméstico, data de nascimento e recibos das duas últimas declarações do Imposto de Renda ou título de eleitor.
  Por ser opcional, o sistema hoje tem o cadastro de 45 mil empregadores domésticos. O número ainda baixo diante dos 2 milhões existentes, segundo a Receita Federal.
 

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Folha de pagamento digital entra em vigor ao longo de 2014 e afeta todas as empresas do País
O melhor a fazer, segundo especialistas de consultorias, órgãos do governo envolvidos e empresas que já estão testando o sistema é procurar entender o eSocial agora e não deixar o problema para depois. Confira os principais pontos:
1) O que é o eSocial? – O eSocial (ou folha de pagamento digital), é a sigla para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), lançado em 2007.
2) Quais mudanças esse sistema traz? –  O eSocial vai mudar a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, o sistema vai unificar o envio dos dados sobre trabalhadores para o governo federal e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez. A transmissão será por meio eletrônico, evitando papelada. Assim, não será preciso, por exemplo, realizar múltiplos envios de informações ao INSS, ao Ministério do Trabalho ou ao Fisco.
 
3) O eSocial será obrigatório?
  Sim, o eSocial será obrigatório para todas as empresas do Brasil, qualquer que seja o porte – do Microempreendedor Individual (MEI), passando por pequenas, médias e grandes empresas.
4) Qual é o cronograma?
  Primeiramente, a adequação ao eSocial seria exigida a todas as empresas a partir de janeiro de 2014, conforme publicado no Diário Oficial da União em 18 de julho deste ano. No entanto, o cronograma foi alterado e agora será progressivo de acordo com o porte da empresa.
  Segundo a Receita Federal, no primeiro semestre de 2014, somente as grandes empresas (empresas em regime de lucro real, com faturamento maior que R$ 48 milhões) terão de se adequar, obrigatoriamente, à folha de pagamento digital. No segundo semestre do ano que vem será a vez dos microempreendedores individuais (MEIs), pequenos produtores rurais, empresas de lucro presumido (que têm faturamento anual de até R$ 48 milhões) e do Simples Nacional.
  De acordo com o coordenador de Sistemas da Atividade Fiscal da Receita Federal, Daniel Belmiro Fontes, a previsão é de que um novo ato normativo seja publicado até o início de novembro, oficializando esse novo cronograma. De qualquer maneira, a previsão é que até 2015 a transição para o eSocial seja totalmente finalizada.
5) Quais órgãos do governo estão envolvidos no projeto?
  O projeto envolve a Receita Federal, a Ministério do Trabalho e Emprego, o Ministério da Previdência Social, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal. Dessa maneira, o eSocial abrange todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas prestadas a esses órgãos. O Ministério do Planejamento também é parte do projeto, com a função de equalizar os interesses de todos as esferas envolvidas.
 
6) Quais são os benefícios esperados?
  O governo espera reduzir a burocracia para as empresas e facilitar a fiscalização das obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
  Nove obrigações feitas mensalmente e anualmente pelas empresas para diversos órgãos (Caged, Rais, Dirf e Gfip) serão substituídas por um único envio, diretamente para o sistema do eSocial. Nesse ambiente digital, os órgãos envolvidos acessarão as informações de seu interesse.
  Como o eSocial irá integrar todas as informações, a análise e cruzamento de dados ficará mais fácil para o governo. Em outras palavras, haverá mais fiscalização.
7) Quais atividades serão afetadas?
  São exemplos: cadastramento de trabalhadores, eventos trabalhistas diversos (admissão, demissão, afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho, mudança de salário, obrigações de medicina do trabalho, folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuições previdenciárias), IRRF, informações sobre FGTS.
 
8) Como o eSocial vai funcionar?
  O empregador poderá acessar o site www.esocial.gov.br para enviar os dados ou fazer uma conexão direta entre o software usado pela empresa com o sistema do eSocial. Após a verificação da integridade das informações, a Receita vai emitir um protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.
9) O sistema do eSocial corre o risco de ficar sobrecarregado no dia do envio da folha de pagamento?
  Juntas, todas as empresas brasileiras devem gerar e enviar 200 milhões de arquivos por mês, segundo a previsão da SRF. A expectativa é de que 50% desse volume mensal seja enviado perto do dia de fechamento da folha pagamento. Com essa expectativa, a SRF afirma que o sistema está preparado tecnologicamente para receber esse volume de informações sem erros.
10) Por onde começar?
  O primeiro passo será o cadastramento dos funcionários que têm contrato de trabalho ativo com a empresa. Assim, não haverá a necessidade de informar os dados de quem já saiu da empresa. O modelo de identificação será modificado, para evitar o cruzamento de diversos registros. As empresas serão identificadas somente pelo CNPJ e os trabalhadores pela dupla CPF e Número de Identificação Social (NIS), que pode ser o PIS/PASEP ou NIT. Por isso, é importante que as empresas comecem o processo revisando as informações cadastrais dos empregados, para evitar inconsistências.
11) Dentro das empresas, qual departamento deverá cuidar da adequação ao eSocial?
  A adequação ao eSocial envolve diversas áreas de uma empresa, entre elas: recursos humanos, tecnologia, fiscal, contábil, logística, folha de pagamento, medicina do trabalho e financeiro. Por isso, é importante que a própria direção da empresa entenda o impacto da mudança e incentive a criação de um grupo de trabalho que envolva responsáveis das diversas áreas. Será necessário realizar treinamentos e revisar rotinas de trabalho e também a maneira como os dados circulam dentro da empresa, segundo a sócia da área de outsourcing da Deloitte, Angela Castro. “É uma mudança cultural”, diz.
13) Qual o prazo para envio das informações?
  O eSocial não muda a lei atual. O envio dos dados obedecerá aos prazos determinados na legislação atual referente a cada evento trabalhista. A admissão ou demissão de um empregado, por exemplo, deverá ser informada assim que ocorrer. O trabalhador não poderá começar a trabalhar antes de o arquivo com a respectiva informação ser transmitido. Já a folha de pagamento deverá ter envio mensal, até o dia 7 do mês subsequente.
14) O que acontece se a empresa que não se adequar?
  O eSocial não altera nenhuma legislação, e sim muda a forma de envio e apresentação dos dados aos agentes do governo. Se hoje a empresa só sofre fiscalização quando um fiscal da Receita Federal ou do Ministério do Trabalho pede para ver os registros dos trabalhadores, com o eSocial a fiscalização será automática. A empresa que não se adequar ao eSocial poderá sofrer as punições já previstas nas legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas
15) O que é o eSocial para o empregador doméstico?
  O site do eSocial (www.esocial.gov.br) já está funcionando para os empregadores registrarem trabalhadores domésticos. Mas o cadastro ainda é opcional – só será obrigatório 120 dias após a regulamentação da Emenda Constitucional n° 72/2013 (a PEC das Domésticas), que está na Câmara dos Deputados.
  Por enquanto, para acessar o modelo do empregador doméstico, é necessário primeiro criar um código de acesso, via CPF do empregador doméstico, data de nascimento e recibos das duas últimas declarações do Imposto de Renda ou título de eleitor.
  Por ser opcional, o sistema hoje tem o cadastro de 45 mil empregadores domésticos. O número ainda baixo diante dos 2 milhões existentes, segundo a Receita Federal.
 

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