Por Carlos Santiago
Pode parecer uma “sopa de letras e siglas estranhas” ou tecnicismo contábil, mas o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) transforma significativamente a vida das organizações. A verdade é que o assunto ainda é uma incógnita para muitas pessoas: resumidamente, trata-se do envio e da entrega eletrônica de informações (obrigações acessórias) dos contribuintes para as administrações tributárias e os órgãos fiscalizadores, utilizando-se a certificação digital como assinatura dos documentos.
Em menos de um ano, mais especificamente a partir de 1º de janeiro de 2014, um novo capítulo marcará a história do sistema, com a obrigatoriedade da Escrituração Fiscal Digital (EFD) da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas e previdenciárias. O novo requerimento é conhecido como “SPED Social” e segue o mesmo padrão das mudanças impostas nos anos anteriores, especificamente nos casos da Escrituração Contábil Digital (ECD) e das EFDs de ICMS e IPI e de outros tributos.
O SPED, que representou uma profunda transformação na relação entre contribuinte e fisco, tornou-se obrigatório na gestão fiscal e contábil das empresas a partir do ano-calendário de 2008, tendo sido introduzido em estágios, de forma paulatina, conforme o ramo de atividade e porte da organização. Deixar de atender adequadamente a seus requisitos pode acarretar autuações, e até mesmo a suspensão das atividades do contribuinte.
Transformação na Saúde
A sua nova etapa (SPED Social) pode trazer um impacto nada desprezível para as empresas que atuam no ramo da saúde, porque uma série de obrigações a serem cumpridas junto à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), dentre outros, devem ser apresentadas por meio eletrônico, o que tornará o processo menos burocrático e mais ágil, facilitando também o controle e o acompanhamento por parte das autoridades fiscais, bem como auxiliará a Justiça do Trabalho, em especial quanto ao tratamento das ações reclamatórias.
Em outros termos, é importante compreender que toda a interação entre o fisco e as pessoas jurídicas se dará por este único canal. E todo o intercâmbio de informações desta interatividade, que hoje acontece em distintos órgãos, passará a acontecer por este único meio. Aqueles pequenos erros por vezes cometidos, espalhados nas entregas pontuais dos distintos órgãos, estarão concentrados no canal unificado, podendo gerar problemas.
É bom considerar o que aconteceu nos estágios anteriores de adoção do SPED, por ser o histórico muito elucidativo, e assim se preparar para esta nova etapa. Quando a primeira fase foi implementada, algumas organizações julgaram que a adaptação era uma tarefa restrita à área de Tecnologia da Informação (TI), envolvendo a informatização dos dados que antes eram mantidos em meio físico. Nestes casos, a transição foi marcada por maiores dificuldades e quem seguiu essa linha sofreu consequências desagradáveis.
O desafio foi mais bem compreendido por outros grupos que enfrentaram o tema com uma abordagem multifacetada, envolveram distintas áreas da empresa e conduziram a transição sem sobressaltos.
No caso do SPED Social, estão envolvidas obrigações relacionadas a eventos trabalhistas, ou seja, as informações resultantes da relação jurídica entre o empregado e o empregador (admissões, afastamentos temporários, comunicações de aviso prévio e de acidente de trabalho etc.), folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuição previdenciária, e algumas contribuições previdenciárias substituídas.
É esperado que as informações fornecidas no arquivo eletrônico do SPED Social levem à eliminação de algumas das obrigações acessórias atualmente exigidas em meio físico ou em arquivos separados, o que reduziria a burocracia envolvida na preparação e no envio do Manual Normativo dos Arquivos Digitais (Manad), do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), da Relação Anual de Informações Sociais (Rais) e da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), entre outras exigências.
Especificamente na cadeia da saúde, espera-se que todas as empresas, inclusive as filantrópicas, tenham de migrar seus sistemas de geração, armazenamento e transmissão desses dados. Os grupos beneficiados com a desoneração da folha de pagamento em 2012, prevista no “Programa Brasil Maior” do Governo Federal caso, por exemplo, da indústria farmacêutica -, poderão estar entre os primeiros no calendário de implementação do SPED Social. Os segmentos de laboratórios e de hospitais, nos quais há um intenso processo de migração de mão de obra (turn over) e um volume muito grande de processos trabalhistas, tendem a ser os mais afetados.
A complexidade desse novo capítulo é grande. Concentrar responsabilidades, por exemplo, somente nas áreas de Recursos Humanos (RH) e de TI será repetir erros anteriores. Vale ressaltar que, sozinha, a Contabilidade não dará as respostas adequadas. Imagine-se, por exemplo, um hospital que se valia dos serviços de um médico como prestador de serviços autônomo e, passados alguns meses, o contratou com registro em carteira. No primeiro momento, o Imposto de Renda Pessoa Física retido na fonte era administrado pelo setor de Contas a Pagar e, no momento seguinte, passou ao controle do RH. Como será a integração dessas informações? Pois, eletronicamente, o Fisco terá condições de comparar os dados, identificar inconsistências e, obviamente, autuar eventuais falhas.
Projetos bem-sucedidos nos estágios anteriores mostram que, inicialmente, foi realizada uma avaliação por especialistas em assuntos tributários e, agora, obviamente, também será preciso recorrer aos experts em temas trabalhistas e em folha de pagamento. Também é fundamental analisar quais são as deficiências (gaps) dos sistemas e/ou a disponibilidade e a qualidade da informação. Todos os processos operacionais que gerem e suprem informações terão, portanto, de ser reavaliados e, em alguns casos, redesenhados.
Treinamento e divulgação são indispensáveis para o sucesso da implantação do SPED e há que se ter preocupação permanente com a qualidade das informações geradas e quem pode acessá-la nos sistemas integrados, os chamados ERPs. Há riscos; por isso, integridade, disponibilidade e confidencialidade devem formar a tríade da atenção plena para os administradores desses dados.
A ausência de um departamento gestor (ou Project Management Office – PMO) para liderar o projeto SPED acarretou, em várias organizações, atrasos significativos de implementação. Um ano é suficiente para promover os ajustes, mas o tempo já começou a correr. E quem sofreu com os erros do passado sabe que este prazo é curto.
Fonte: SaudeWeb